Het Nieuwe Werken kan gedefinieerd worden als tijds- en plaatsonafhankelijk werken. Anytime anywhere, een flexibiliteit die vooral bij kantoormedewerkers mogelijkheden biedt. De oorsprong was vooral economisch, maar ondertussen hebben architecten, ICT en HR zich het Nieuwe Werken ook aangetrokken om concrete invulling te geven aan bricks, bytes en behavior. Uiteindelijk draait het nog steeds om de werknemer zijn productiviteit en welzijn, tevens de twee grote doelen van ergonomie.
Bricks: nieuwe kantoorindeling
Op vlak van kantoorinrichting stond het Nieuwe Werken voor landschapskantoren. De overgang van kleine kantoren naar open ruimtes betekende een gigantische kostenbesparing omdat veel minder kantooroppervlakte nodig is voor de effectief aanwezige werknemers. De interieurarchitecten konden hun creativiteit botvieren met nieuwe kantoorconcepten op zoek naar de balans tussen communicatie en concentratie. Die mythe is ondertussen doorprikt, het lawaai en gebrek aan privacy werken juist storend in een landschapskantoor.
De opvolger is het activity based werken, men creëert voor verschillende ruimtes voor verschillende taken. De taak bepaalt het kantoor of het kantoor bepaalt de taak. Zo ontstaan met aparte ruimtes voor concentratie, overleg, kopiëren, vergaderen, pauze, enz… Deze activiteitsgerelateerde werkplekken dienen vooral aan te sluiten met de basisbehoeftes van de medewerkers. Voor het kantoor van de toekomst dient men deze behoeftes te bevragen binnen de onderneming, afdeling of dienst.
Ergonomie kan zijn rol spelen door op conceptueel niveau mee te denken met de architecten over de noden van de werknemers bij het nieuwe werken. Dat gaat verder dan de bureaustoel en -tafel… Verschillende taken in verschillende ruimtes gebeuren best wel in verschillende houdingen
Behavior: flexibel werken
Naast het overal werken, staat het nieuwe werken ook voor altijd kunnen werken. Dat is in zijn eerste vorm gekend als de glijdende uren. Op vlak van HRM wordt deze flexibiliteit steeds verder afgetast. Zelf autonoom kunnen kiezen waar en wanneer men werkt, zorgt immers voor gemotiveerde en productieve medewerkers. Werken is niet meer gebonden aan een vaste plaats, maar kan even goed dichter bij huis of thuis gebeuren. Er is minder kantooroppervlakte nodig, minder tijdsverlies in de files en een betere afstemming tussen werk en privé.
Het nieuwe werken vraagt ook nieuw gedrag en een nieuwe manier van leidinggeven. Evalueren op basis van aanwezigheid is verleden tijd en dient te gebeuren op basis van output. Dat vraagt vertrouwen en autonomie. Om de betrokkenheid en het sociale contact met de collega’s in stand te houden, blijven regelmatige contactmomenten noodzakelijk.
Naar ergonomie toe staat flexibiliteit voor meer regionaal werken. In satellietkantoren en coworking spaces dient de uitrusting aan alle ergonomische standaarden te voldoen. De grote doorbraak echter is het thuiswerken. Uitdaging daarbij is ergonomie van de thuiswerkplek op te krikken naar het niveau van het kantoor. De werkgever blijft immers verantwoordelijk voor een gezonde werkplek. Afspraken rond ergonomische apparatuur maken deel uit van een thuiswerkbeleid.
Bytes: mobiele ICT
Het Nieuwe Werken is slechts mogelijk gemaakt door de snelle ontwikkelingen binnen de ICT. Deze spelen zich af op drie niveaus: software, apparatuur en infrastructuur. Programma’s om online te vergaderen en videoconferencing maken het minder belangrijk om elkaar face to face te zien. De mobiele toestellen zoals tablet en smartphone zijn het meest zichtbaar en palmen ook de werkvloer in. Op vlak van infrastructuur is tegenwoordig bijna overal contact mogelijk via Wifi of mobiele data. Vele bedrijven slaan hun gegevens op in de cloud, zodat iedereen ze van overal uit de “wolken” kan plukken. Tijdens Corona zijn alle laptops uitgerust met een VPN verbinding om overal te kunnen werken.
Efficiënt werken is een doelstelling van ergonomie en daar dragen deze nieuwe technologieën zeker toe bij voor taken die op verplaatsing gebeuren. Met gebruiksvriendelijke software heeft een autoverzekeraar zijn verslag met foto’s bijna meteen klaar na zijn observatie. Dat is een troef waar ergonomie kan op inzetten. Aandachtspunt is echter wanneer de mobiele toestellen voor lange tijd op eenzelfde plaats gebruikt worden. Best om deze steeds aan te sluiten op een groot scherm. Daarom moeten in flexibele ruimtes steeds een extern scherm en toetsenbord aanwezig zijn.
Neveneffect van het nieuwe werken
Het altijd en overal bereikbaar te zijn, heeft echter zijn grenzen. Technostress treedt op wanneer men niet meer op een gezonde manier hiermee kan omgaan (coping). Een constante overload aan informatie en communicatie (technostrain) verhindert het geconcentreerd afwerken van één taak en maakt plaats voor inefficiënt multitasken. Sommige medewerkers ervaren een soort dwangmatige behoefte om in verbinding te staan en steeds updates te checken (technoaddiction). Het is heel eenvoudig om thuis mails verder af te werken of mentaal bezig te blijven met het werk (technoinvasion). De grens tussen werk en privé vervaagt.
Deze mentale belasting leidt tot inefficiënt werken. Daarom zijn ook afspraken rond de-connectie nodig. De IT sector in Frankrijk heeft bijvoorbeeld een overeenkomst gesloten die verbiedt dat werknemers na 18u00 nog mailen of bellen. Informatie en communicatie moeten beheersbaar blijven. Mensen moeten leren de technologieën efficiënt te gebruiken, taken en rollen moeten duidelijk afgelijnd worden. Al deze veranderingen bij het nieuwe werken dienen dus goed begeleid te worden om er een succes van te maken.
Lees ook: kantoor van de toekomst – hybride werken – activity based werken – thuiswerken – dynamisch kantoor – het nieuwe werken – gezonde gebouwen – landschapskantoren – principes kantoorinrichting