Activity based werken komt als antwoord op de landschapskantoren. Deze waren de oplossing om te besparen op kantooroppervlakte. Nadelen zijn echter geluid en gebrek aan privacy. Om dit op te vangen voorziet activity based werken verschillende ruimtes voor verschillende types taken. In functie van de activiteit, kiest men de gepaste locatie. Op kantoor is er een zone voor geconcentreerd werken, aparte cellen om te communiceren, koffiecorner om te ontspannen, vergaderzalen voor formeel overleg, ruimtes met zetels voor informeel overleg, aanlandwerkplekken, enz… Maar ook activity based werken heeft zijn voor- en nadelen.
Voordelen: meer focus, meer bewegen
Activity based werken heeft zijn invloed op de kantoorinrichting. Er is nog steeds een beperkte open ruimte, maar er komen meer aparte ruimtes voor verschillende activiteiten: concentreren, ontspannen, samenwerken, communiceren, kopiëren, presenteren, enz… Op deze manier wordt het geluid uit de open ruimte gehaald zodat men geconcentreerd kan werken. In functie van de taak kunnen de medewerkers ook meer bewegen van de ene ruimte naar de andere. Door aangepast meubilair te voorzien kan men ook verschillende houdingen uitlokken per activiteit.
Nadelen: flexwerk en cultuurverandering
Mensen zijn gewoontedieren en hebben graag een eigen plek: in de zetel, aan de eettafel, maar ook op kantoor… Niet elke job vraagt een variatie aan verschillende taken en deze groepen blijven best op één vaste plaats zitten. Bij activity based werken heeft niemand een vaste pek. Dat flexwerken is niet altijd evident en staat haaks op de gepersonaliseerde werkplek. Wil men als bedrijf hierop inzetten, dan is een cultuurverandering nodig. Het volstaat niet een nieuw gebouw in te richten volgens activity based werken, men zal de medewerkers mee moeten betrekken, informeren en stimuleren. Ook de manier van leidinggeven zal mee moeten veranderen, zeker als men ook buiten de bedrijfslocatie werkt.
Tips activity based werken
Personaliseren
Voorzie een eigen werkplek voor de medewerkers die zo goed als dagelijks op dezelfde locatie werken. Deze vaste werkplekken dienen voorzien te zien van alle functionaliteiten en comfort. Een zit-sta tafel is ideaal voor deze professionele zitters om afwisseling te stimuleren. Een afscherming in de rug is een goede garantie voor voldoende privacy.
Concentreren
Concentreren zou eigenlijk de basis moeten zijn in het kantoor van de toekomst. Optimaal zit men dan met maximaal vier personen in één ruimte. In deze zone zijn telefonie en overleg uiteraard niet toegestaan zijn. Daarvoor zijn andere ruimtes. Een concentratiewerkplek kent verschillende gebruikers. Tafels en bureaustoel dienen daarom ruim verstelbaar te zijn zodat iedereen in een goede houding kan werken.
Samenwerken
Een klassieke vergaderzaal is geschikt voor formeel overleg. Aparte ruimtes voor vergaderen, overleggen, brainstormen, videoconferencing,… houden daarbij het geluid weg van de vaste werkplekken. Hiermee wordt de grootste ergernis weggewerkt wanneer meerdere mensen samen in een ruimte zitten. Kies voor flexibele ruimtes om deze verschillende vormen van samenwerken mogelijk te maken.
Informeel overleg
In het concept van activity based werken is het kantoor ook een ontmoetingsplaats. Ruimtes voor informeel overleg of het ontvangen van bezoekers creëren een sfeer van vertrouwen en gemak. Typisch zijn de ruimtes met een grote tafel en warme verlichting, een hoek met bankjes of zetels,… Veelal is het meubilair niet verstelbaar, maar de gebruiksduur is dan ook eerder beperkt. Ook door de refter aan te kleden, kan deze een veelzijdige rol spelen doorheen de hele dag.
Kopiëren
Printers plaatst men best op een centrale plaats, weg van de werkplekken. Dit zorgt ervoor bovendien voor dat de medewerkers beweging hebben om naar de printer te stappen. Dat is een gezonde onderbreking van het vele zitten. Op deze gemeenschappelijke locatie stoort het ook minder wanneer twee mensen kort een gesprek hebben.
Ontspannen
Een koffiecorner en waterkraan zijn de locaties voor een korte pauze. Eventueel zijn deze ruimtes uitgerust met hoge tafels waaraan men kan staan. Dat is een aangename afwisseling voor het zitten en duurt niet lang. Dit is de moment om bij te praten en dus wat meer lawaai. Hou voldoende afstand tot de werkplekken of zorg voor een goede akoestiek.
Aanlanden
Aanlandwerkplekken zijn voor de mobiele medewerkers, die van locatie naar locatie bewegen. Voor, na of tussen vergadering kan men hier even werken. Gezien de korte duur zijn statafels hier een goede optie, eventueel uitgerust met stasteunen.
Lees ook: kantoor van de toekomst – hybride werken – activity based werken – thuiswerken – dynamisch kantoor – het nieuwe werken – gezonde gebouwen – landschapskantoren – principes kantoorinrichting