Activity based kantoor

Activity based werken

Activity based werken komt als antwoord op de landschapskantoren. Deze waren de oplossing om te besparen op kantooroppervlakte. Nadelen zijn echter geluid en gebrek aan privacy. Om dit op te vangen voorziet activity based werken verschillende ruimtes voor verschillende types taken. Er zijn stilteruimtes voor geconcentreerd werken, aparte cellen of ruimtes om te bellen, vergaderzalen voor formeel overleg, ruimtes met zetels voor informeel overleg, aanlandwerkplekken, enz…

Voordelen: minder lawaai, meer bewegen

Activity based werken heeft zijn invloed op de kantoorinrichting. Er is nog steeds een beperkte open ruimte, maar deze wordt nu aangevuld met aparte ruimtes voor verschillende activiteiten: overleggen, concentreren, pauzeren, kopiëren, presenteren, enz… Op vlak van ergonomie heeft dit twee voordelen: het geluid wordt uit de open ruimte gehaald en de werknemers gaan meer bewegen van de ene ruimte naar de andere. Door aangepast meubilair te voorzien kan men ook staand werken of vergaderen. Het verhaal van minder zitten, meer staan en bewegen sluit zo goed aan bij de activity based werken.

Nadelen: flexwerk en cultuurverandering nodig

Mensen zijn gewoontedieren en hebben graag een eigen plek: in de zetel, aan de eettafel, maar ook op kantoor… Niet elke job vraagt een variatie aan verschillende taken en deze groepen blijven best op één vaste plaats zitten. Flexwerken is niet evident en staan haaks op de gepersonaliseerde werkplek. Wil men als bedrijf hierop inzetten, dan is een cultuurverandering nodig. Het volstaat niet een nieuw gebouw in te richten volgens activity based werken, men zal de medewerkers mee moeten betrekken, informeren en stimuleren. Duurzame gedragsverandering is echter niet evident.

Tips kantoorinrichting

Werken

Voorzie een eigen werkplek voor de medewerkers die zo goed als dagelijks op dezelfde locatie werken. Deze vaste werkplekken dienen voorzien te zien van alle functionaliteiten en comfort. Een zit-sta tafel is ideaal voor deze professionele zitters om afwisseling te stimuleren. Een afscherming in de rug is een goede garantie voor voldoende privacy.

Concentreren

Voorzie een stilteruimte waarin men geconcentreerd kan werken. Dat kan zowel een afgesloten individuele bureau zijn als een ruimte met meerdere personen waar telefonie en overleg niet toegestaan zijn. Een concentratiewerkplek kent verschillende gebruikers. Tafels dienen daarom verstelbaar te zijn zodat iedereen in een goede houding kan werken.

Formeel overleggen

Een klassieke vergaderzaal is geschikt voor formeel overleg. Aparte ruimtes voor vergaderen, overleggen, videoconferencing,… houden daarbij het geluid weg van de vaste werkplekken. Hiermee wordt de grootste ergernis weggewerkt wanneer meerdere mensen samen in een ruimte zitten.

Informeer overleggen

In het concept van activity based werken is het kantoor ook een ontmoetingsplaats. Ruimtes voor informeel overleg creëren een sfeer van vertrouwen en gemak. Typisch zijn de ruimtes met een grote tafel en warme verlichting, een hoek met bankjes of zetels,… Veelal is het meubilair niet verstelbaar, maar de gebruiksduur is dan ook steeds beperkt.

Kopiëren

Printers plaatst men best op een centrale plaats, weg van de werkplekken. Dit zorgt ervoor bovendien voor dat de medewerkers beweging hebben om naar de printer te stappen. Dat is een gezonde onderbreking van het vele zitten. Op deze gemeenschappelijke locatie stoort het ook minder wanneer twee mensen kort een gesprek hebben.

Pauzeren

Een koffiecorner en waterkraan zijn de locaties voor een korte pauze. Eventueel zijn deze ruimtes uitgerust met hoge tafels waaraan men kan staan. Dat is een aangename afwisseling voor het zitten en duurt niet lang. Dit is de moment om bij te praten en dus wat meer lawaai. Hou voldoende afstand tot de werkplekken of zorg voor een goede akoestiek.

Aanlanden

Aanlandwerkplekken zijn voor de mobiele medewerkers, die van locatie naar locatie bewegen. Voor, na of tussen vergadering kan men hier even werken. Gezien de korte duur zijn statafels hier een goede optie, eventueel uitgerust met stasteunen.

 

Zie ook: VerV praktijkrichtlijn kantoorinrichting (.pdf)