Het kantoor van de toekomst blijft in vier kerntaken voorzien: concenteren, ontspannen, communiceren en samenwerken.

Kantoor van de toekomst

Het kantoor van de toekomst zal gekleurd worden door het hybride werken: op kantoor, thuis of of elders. De realiteit zal vooral gemengd zijn, van mensen die volledig op kantoor werken tot mensen die vaak thuis werken of op locatie. Het kantoor van de toekomst zal in dus alle behoeftes moeten blijven voldoen: concentreren, communiceren, samenwerken en ontspannen. Het aandeel of oppervlakte die deze taken op kantoor innemen, zullen wel veranderen. Daarom dient men de medewerkers te betrekken of centraal te stellen in het ontwerp.

Concentreren

Geconcentreerd werken met focus is één van de voordelen van thuiswerken. Toch zal het kantoor van de toekomst ook in deze behoefte moeten blijven voorzien. Ideaal is dan dat men met maximaal vier personen in één ruimte zit. Dit zorgt voor minder afleiding door lawaai en een betere privacy. In een bestaand kantoor is dat niet altijd evident en dient men lawaai zoveel mogelijk te bannen in aparte ruimtes. De basiswerkplek moet immers stil zijn en geconcentreerd werken toelaten. Bellen, online vergaderen, teamoverleg,… gebeuren in aparte zones. Daartussen kan men namelijk niet met focus werken.

Ontspannen

Het kantoor van de toekomst zal meer uitgesproken de rol van ontmoeten op zich nemen. De informele ontmoeting kan de thuiswerkplek immers nooit evenaren. Waar vandaag er reeds een tekort is aan vergaderzalen en overlegruimtes, zal dit in het kantoor van de toekomst zeker het geval zijn. Door de refter echter aan te kleden en polyvalent in te richten, kan deze continu doorheen de dag gebruikt worden. Informeel vergaderen, ontvangen van bezoekers, pauzeren,… deze ruimte kan voor veel meer dienen dan enkel het eten tijdens de middaguren.

Communiceren

Het vele thuiswerken zal ook zijn impact hebben hoe we in de toekomst met elkaar zullen blijven communiceren.  De online overlegmomenten zullen immers ook een blijver zijn bij het hybride werken. De telefooncellen op kantoor zullen wellicht ook naar Europa komen overwaaien, een kleine ruimte waarin men kan bellen of online deelnemen aan een vergadering. Dat kan men immers niet doen op de werkplekken met focus, een grote vergaderzaal daarvoor innemen zorgt dan weer voor een inefficiënte bezettingsgraad. Deze telefooncellen mogen echter niet dienen voor focuswerk, ze zijn juist bedoeld om afleiding en lawaai weg te nemen uit de basiswerkplekken voor focuswerk.

Samenwerken

In het kantoor van de toekomst zal samenwerken een prominente functie krijgen. Vergaderzalen zullen procentueel in oppervlakte belangrijker worden. Een flexibele setting laat ook verschillende werkvormen toe: brainstormen gebeurt in een andere opstelling dan een formele vergadering om informatie te delen. Een andere optie is om te kiezen voor verschillende types vergaderzalen: van al zittend info delen op een scherm tot al staand of half staand brainstormen en ideeën noteren op de muren. Voor het informele overleg kan de pauzeruimte ook een uitweg bieden.

Kantoren zullen in de toekomst er anders gaan uitzien. Elk bedrijf zal de oefening moeten maken hoeveel % van hun tijd op kantoor medewerkers besteden aan de vier categorieën van taken. Het kan dan misschien met minder oppervlakte, meer vergaderruimte of meer coworking spaces. Het kantoor zelf echter zal nog steeds in die vier behoeftes moeten voorzien. Hybride werken op vrijwillige basis betekent immers dat een groep mensen nog steeds voltijds op kantoor zullen werken. Anderzijds zal een deel ook regelmatig thuiswerken of elders. In het kantoor van de toekomst zullen de medewerkers en hun behoeftes nog meer centraal komen te staan voor een efficiënte kantoorinrichting.

Lees ook: kantoor van de toekomst – hybride werkenactivity based werkenthuiswerkendynamisch kantoorhet nieuwe werken – gezonde gebouwenlandschapskantorenprincipes kantoorinrichting