Hybride werken, thuis een op kantoor

Hybride werken, deels op kantoor en thuis

Hybride werken wil het beste van de twee werelden thuis en op kantoor combineren. Telewerken thuis heeft tijdens covid een heuse stroomversnelling ondergaan. De voor- en nadelen van thuiswerken werden zichtbaar. Minder file, meer focus, minder absenteïsme en meer vrije tijd zijn overtuigende pluspunten van thuiswerken. Een kantoor heeft de sociale cohesie, de informele gesprekken, brainstormen, overleggen en de ergonomisch omstandigheden als troeven. Hybride werken betekent dat men in functie van de activiteiten de beste locatie kiest. Thuiswerken zal dus een blijver worden.

Telewerkbeleid

Tijdens Corona werden heel wat ervaringen opgedaan met telewerken. Bij Telenet is men dat gaan vastleggen in een telewerkbeleid met vijf grote principes. In functie van de activiteiten kan men de beste locatie kiezen: op kantoor en buiten het kantoor.

  1. Minstens 40% op kantoor werken (op kwartaal bekeken)
  2. Het team beslist (op basis van activiteiten die ze moeten doen)
  3. Uitgaan van vertrouwen (98% werkt hard, daarvoor een beleid maken)
  4. Thuiswerk hoeft niet thuis te zijn (kan overal in Europa zijn)
  5. Zorgen voor goed IT materiaal (voor communicatie/interactie)

Invloed op de kantoorinrichting

Voor Corona lag het zwaartepunt bij het werken op kantoor. Hoewel het concept flex was, had iedereen zijn eigen stek ingenomen. De insteek van thuiswerken was op tijd gebaseerd, men mocht 5 dagen per maand. Bij hybride werken wordt uitgegaan van de activiteiten, welke activiteiten kan je thuis beter doen en welke op kantoor.

Het kantoor heeft een meerwaarde om samen te overleggen, brainstormen, opleiding nieuwe medewerkers,… In die zin gaat men de kantoorinrichting aanpassen naar meer “collaborative spaces” of samenwerkingsruimtes met bijvoorbeeld ronde tafels. Tijdens covid wordt uiteraard het 1,5m kantoor tussenafstand gerespecteerd. Ook wandelvergaderingen zijn in opmars, een goede ventilatie is verzekerd. Men kan een ruimte of werkplek reserveren met een app en op die manier is flex werken dan ook een feit.

Uitgangspunt is dat de vaste werkplek thuis is om geconcentreerd te werken, mails te verwerken, teksten te redigeren,… Voor specifieke taken kom je naar kantoor: overleggen, brainstormen, ontmoeten,… Wie zich sociaal geïsoleerd voelt, wie thuis geen ruimte heeft, extraverte mensen die nood aan contact hebben,… ze kunnen uiteraard meer op kantoor komen. Dus 100% op kantoor werken kan, 100% thuis echter niet.

Welbevinden

Telenet was reeds voor Corona bezig met zelfsturende teams. Het team beslist, dus samen kijken hoe ze de grenzen werk/privé bewaken. Mensen hebben neiging om vroeger te beginnen en later te stoppen. Het team kan zelf afspraken maken over de bereikbaarheid. Bijvoorbeeld tussen 12 en 13u zijn er geen calls of gesprekken, dan is het tijd om iets anders te doen, buiten te gaan, te eten, lunchwandelen,…

Voor mensen die toch vinden dat het te zwaar wordt, kunnen ze steeds bellen naar een lijn voor psychologische steun. Telenet zelf houdt vinger aan de pols door “mood surveys”. Daarnaast heeft thuiswerken ook voordelen voor het welbevinden van de mensen. Het feit dat men de woonkamer ziet, de huisdieren of vakantiefoto’s, dat creëert een verbondenheid. Het is inspiratie om het informele gesprek te starten zoals dat op kantoor aan de koffiemachine gebeurt.

Betrokkenheid

De teams kunnen ook afspraken maken hoe ze de informele overlegmomenten digitaal kunnen vervangen. Het conctactcenter heeft bijvoorbeeld een virtuele koffiecorner gemaakt. Even pauzeren, dan log je in in die groep. Misschien is er iemand anders, misschien is er niemand, zoals een koffiecorner… Ze werken ook met Yammer als intern sociaal netwerk.

Om de teams te faciliteren daar creatief in te zijn of het gesprek aan te gaan, experimenteren ze met een toolbox en vragenlijst. Daarna proberen ze alle invalshoeken samen te leggen om te komen tot afspraken over hoe ze contact kunnen houden, verbonden en betrokken kunnen blijven,… Bijvoorbeeld ‘s morgen een check-in van 30 minuten waarin iedereen kan ventileren en bespreken wat ze gaan doen.

Telenet communiceert als organisatie ook regelmatig naar medewerkers rond hun “joint mission”, dat het zinvol is wat ze doen,… Dit creëert een sterke “can do” attitude en betrokkenheid bij het bedrijf.

Ergonomisch werken thuis

Bij de uitbraak van Corona en het verplicht thuiswerken, was de afspraak dat iedereen de benodigde apparatuur van het werk mocht meenemen naar huis. In samenspraak met zijn leidinggevende kon men het materiaal zoals stoel en scherm dus uitlenen.

Telenet voorziet ook een telewerkvergoeding waarmee men kan investeren in een gezonde werkplek thuis. De vergoeding is niet gebaseerd op het aantal dagen dat men thuiswerkt, maar een vast bedrag per maand. Enerzijds verwachten ze flexibiliteit van de medewerker, maar anderzijds willen ze ook stabiliteit bieden. Dat vast bedrag per maand kan men dan bijvoorbeeld besteden aan ergonomisch materiaal. Iedereen krijgt een vast bedrag, dat is de garantie of stabiliteit die men heeft. Meer thuiswerken is geen doel op zich of wil men niet speciaal belonen. Het gaat om het hybride werken met de beste locatie in functie van de activiteit.

De toegenomen aandacht voor wellbeing en gezondheid op het werk zet ook HR meer op de kaart. Bedrijven die meer doen dan louter het commerciële of financiële, die creëren meer engagement bij hun medewerkers.

Bron: Webinar De Tijd met Ann Caluwaert van Telenet.