Een thuiswerkbeleid legt een aantal afspraken vast rond frequentie, bereikbaarheid, locatie, apparatuur, onkostenvergoeding, informeren en ondersteunen van medewerkers. Een thuiswerkbeleid dient ook het fysieke en mentale welzijn van de medewerkers te borgen zodat ze thuis ook gezond en productief kunnen werken. De afspraken legt men ook vast in de bijlage van de arbeidsovereenkomst.
Aantal dagen thuiswerk
Bedrijven denken na of bereiden zich voor op hybride werken, deels thuis en deels op kantoor. Daarbij dient men vast te leggen hoeveel dagen per week medewerkers van thuis uit mogen werken. Onderzoek toont aan dat thuiswerken productiever is tot maximaal drie dagen per week thuiswerken. De medewerker kiest hierbinnen vrijwillig de dagen dat hij thuis of kantoor werkt.
Een andere reden om die dagen effectief op papier vast te leggen, is de arbeidsongevallenverzekering. Medewerkers zijn verzekerd voor arbeidsongevallen wanneer deze binnen de arbeidsovereenkomst plaatsvinden. Door dit vast te leggen in een thuiswerkbeleid, is deze makkelijk aantoonbaar.
Bereikbaarheid en werk-privé balans
Bij telewerken kan men de uurrooster van het werk overnemen. Toch biedt thuiswerk juist de opportuniteit om werk en privé beter op elkaar af te stemmen. Men kan glijdende uren introduceren voor de thuiswerker. Het aantal te presteren uren ligt bijvoorbeeld vast, maar men kan deze tussen 6u ’s morgens en 8u ’s avonds presteren. Op deze manier kan men ook het recht op deconnectie vastleggen, na 20u dient men niet meer bereikbaar te zijn.
Een aandachtspunt bij thuiswerken is voldoende betrokkenheid en teambinding te houden. Het afspreken van uren dat iedereen beschikbaar dient te zijn, is opportuun. Tussen 10 en 12u en tussen 14u en 16u dient iedereen aan het werk te zijn. Op die moment kunnen dan makkelijk teammeetings of groepsoverleg gepland worden.
Ergonomische werkplek
De werkgever is verantwoordelijk voor de benodigde apparatuur van de thuiswerkers. Ook een ergonomische bureaustoel en groot scherm vallen hieronder. Meestal wordt dat opgelost met een onkostenvergoeding. Toch gaan bedrijven die gezondheid hoog in het vaandel dragen nog een stap verder door de aankoop van het materiaal te faciliteren. Een bureaustoel of IT materiaal kan men bijvoorbeeld voordelig aanbieden aan de medewerkers via webshops met kortingscodes, voordeelplatformen of via groepsaankopen.
Langs de andere kant is een gezonde en productieve werkplek ook een gedeelde verantwoordelijkheid. Het is aan de medewerker om thuis te kijken voor een afgezonderde ruimte zonder teveel afleiding waar hij geconcentreerd kan werken. Ook lichtinval en ventilatie verdienen de nodige aandacht. Een ruimte met een vensters laat natuurlijk daglicht toe. Door regelmatig het venster open te zetten, komt verse lucht de ruimte binnen. Goed voor de ventilatie, maar ook voor de productiviteit.
Onkostenvergoeding
Een thuiswerkbeleid beschrijft ook de onkostenvergoeding die de medewerker krijgt. Deze bedraagt maximaal 129,46€ per maand belastingvrij. De vergoeding kan dienen voor elektriciteit, verwarming, bureaumateriaal,… Het bedrag kan nog vermeerderd worden met 20€ wanneer men zijn eigen internet gebruikt en nog eens 20€ wanneer men zijn eigen pc gebruikt.
Cumulatief met deze kantoorvergoeding kan de werkgever nog de kosten van bureaustoel en -tafel terugbetalen aan de medewerker. Dat kan één keer per 10 jaar en daarop moet geen belasting betaald worden. Als referentie van een redelijke kost wordt het materiaal van op kantoor als referentie genomen. Voor een tweede scherm of printer kan telkens 5€/maand extra bijgepast worden. Een omzendbrief geeft hier duidelijkheid over.
Locatie
Thuiswerk gebeurt per definitie thuis. Wanneer men toch op een andere locatie werkt, dient men dit te melden. Daarom wordt best een manier afgesproken hoe de werknemer registreert waar hij werkt, wanneer hij werkt en hoe hij te bereiken is. Belangrijk is dat de medewerker een locatie kiest waar hij veilig en gezond kan werken.
Telewerken is werken buiten de bedrijfslocatie gebruikmakend van informatietechnologie. Thuiswerk valt hieronder, maar telewerken kan overal zijn: thuis, coworking space, satellietkantoor, hotelkamer buitenland, enz… Een thuiswerkbeleid kan men dus ook verruimen tot een telewerkbeleid of tot plaatsonafhankelijk werken.
Betrokkenheid en opvolging
Hybride werken vraagt een andere manier van leiding geven. Mogelijke valkuilen zijn immers minder betrokkenheid met de organisatie en de collega’s. Om de sociale cohesie te behouden, dient men momenten of kanalen te voorzien met het team waar men kan ventileren. Deze vervangen voor een stuk de informele ontmoetingsmomenten. Met een regelmatige bevraging houdt men ook vinger aan de pols rond het fysieke en mentale welzijn van de medewerkers.
Er is ook een risicoanalyse thuiswerken verplicht. Deze bevraagt de organisatie van het thuiswerk, de ergonomie van het kantoormateriaal, de omgevingsfactoren van de thuiswerkplek, het psychosociale welbevinden van de medewerkers en veiligheidsaspecten. In functie daarvan kunnen dan gerichte acties ondernomen worden.
Informeren medewerkers
Gezond en productief thuiswerken is een gedeelde verantwoordelijkheid. Als werkgever dien je de medewerkers te informeren over wat ze zelf kunnen doen. Dat zijn bijvoorbeeld tips rond hoe je thuiswerkplek ergonomisch in te richten of tips rond hoe men mentale veerkracht kan verhogen. Deze vormen dan ook een onderdeel van een thuiswerkbeleid. Dat kan via een e-learning, brochures, website,…
Wanneer medewerkers problemen ervaren, kunnen ze beroep doen op experts. Ergonomen kunnen online helpen om de werkplek goed in te stellen, een psycholoog kan een luisterend oor bieden. Toch is een thuiswerkbeleid er vooral op gericht om het niet zover te laten komen en dus preventief te handelen.
Lees ook:
Bureaustoel om thuis gezond te werken
Check je werkplek
Wetgeving soorten telewerken: occasioneel vs structureel
Telewerken en ergonomie: verplichtingen werkgever
Ergonomie bij onverwacht telewerken