Een populaire trend in kantoorruimtes zijn activity based flex werkplekken. Voor verschillende activiteiten zijn er verschillende zones en men heeft geen eigen werkplek meer. Activity based flex kantoren passen ook in het nieuwe werken of het tijds- en plaatsonafhankelijk werken. Ze zijn het antwoord op de open landschapskantoren met een gebrek aan privacy en veel afleiding. Die nadelen blijken er echter ook te zijn in de activity based flex kantoren. Geconcentreerd werken blijft evenzeer de uitdaging…
Activity based flex
In de context van het hybride werken kiezen ondernemingen voor een kantoor volgens het activity based flex concept. Op kantoor heeft niemand nog een eigen werkplek. Deze kiest men immers in functie van de activiteiten die men wil doen. De kantoorinrichting is opgebouwd uit verschillende zones voor concentreren, communiceren, samenwerken en ontspannen.
Toch blijkt na één jaar dat een activity based flex kantoor dezelfde valkuilen heeft als een landschapskantoor. Vanaf dat men met meer dan vier personen samenzit, is er immers lawaai en afleiding. Collega’s kijken en luisteren, gewild of ongewild, mee. Ook zijn er minder mogelijkheden om geconcentreerd te werken met focus. De basistaken op kantoor vragen focus en dan komt men er niet met enkele stille ruimtes.
Werkomstandigheden en welzijn
Positief is dat medewerkers meer autonomie ervaren in een activity based kantoor omdat ze hun dag zelf kunnen indelen en hun werkplek kiezen. Ook de communicatie tussen collega’s en teamleden wordt als goed ervaren. Negatief is dat een activity based flex kantoor leidt tot meer afleiding. De visuele en akoestische prikkels zijn extra stressoren voor ons brein. De mentale belasting ligt daardoor hoger om toch geconcentreerd te kunnen werken. Men heeft ook niet meer het gevoel zijn eigen plekje te hebben in het bedrijf (territorialiteit).
De verhoogde mentale belasting heeft echter zijn weerslag op de motivatie en het welzijn van de medewerkers. Het netto-resultaat is immers meer vermoeidheid en minder engagement. Er is evenwel geen effect op jobvoldoening. Hiervoor zijn uiteraard nog andere factoren bepalend dan de kantoorinrichting op zich. Men bevroeg hier immers niet de voldoening van de kantoorruimte, maar van de job in zijn totaliteit.
Afleiding
Afleiding zijn onderbrekingen van het werk als psychologische reactie op externe prikkels. Deze verstoren het geconcentreerd werken met focus. Afleiding leidt ertoe dat men langer over een taak doet, de intentie meer vergeet, meer fouten maakt en minder tevreden is van zijn prestatie in het algemeen. Afleiding zorgt voor meer irritatie, meer somatische klachten, emotionele uitputting, spanning en minder tevredenheid.
Daarbij zijn er nog twee verzwarende factoren: tijdsdruk en onvoorspelbaarheid. Tijdsdruk is dat men te weinig tijd heeft om zijn taken uit te voeren. Het regelmatig veranderen van werkplek kan daartoe extra bijdragen. Tijdsdruk creëert een mentale belasting en versterkt de negatieve gevolgen van afleiding. Hetzelfde doet onvoorspelbaarheid. Een werknemer ervaart minder beschikbaarheid van de collega’s die men nodig heeft en meer ongeplande onderbrekingen met andere collega’s. Dat vraagt meer informatieverwerking en communicatie. Lage voorspelbaarheid leidt tot meer irritatie.
Nood aan stille werkplekken
Deze studie maakt de vernietigende rol van afleiding duidelijk. Een activity based flex kantoor is niet per definitie beter dan een open landschapskantoor. Het is noodzakelijk om stille zones te voorzien. Deze vertonen immers minder afleiding. Dat betekent ook dat maximaal vier personen samenzitten bij elkaar. Wanneer er echter veel focuswerk gebeurt, kan men uitgaan van een stille basis en aparte en afgezonderde zones creëren met meer lawaai.
Nog meer dan de activiteiten op zich, worden de zones bepaald door het lawaai dat gepaard gaat met deze activiteiten. De ISO 22955 norm rond akoestiek in open kantoren, definieert zo zes verschillende types werkplekken met bijhorende richtwaarden voor lawaai, demping, nagalmtijd en verval.
Kantoor: breinvriendelijk kantoor – kantoor van de toekomst – nieuwe werken – activity based werken – kantoorinrichting