Een breinvriendelijk kantoor met focus vervult vier noden: concentreren, communiceren, samenwerken en recupereren. Concentreren of werken met focus zonder afleiding vormt daarbij de basis. Dat is immers de voorwaarde om te komen tot een goede communicatie en samenwerking. Een breinvriendelijk kantoor met focus brengt eerst de noden van de werknemers en teams in kaart.
Concentreren
De basiswerkplek dient werken met focus maximaal mogelijk te maken. Daarvoor is privacy nodig, ofwel de afwezigheid van visuele en akoestische prikkels. Concentreren en communiceren kan namelijk niet in éénzelfde ruimte. Een cubicle creëert een stille basiswerkplek die men ook wat kan personaliseren en waar men de verlichting wat kan bijregelen.
Plafond, wanden, vloer, kasten,… dienen allemaal maximaal bij te dragen om het geluid en te dempen. Geluid is immers de belangrijkste bron voor afleiding en vooral de gesproken communicatie. Telefoongesprekken kunnen niet op de basiswerkplek gebeuren. Daarom dient men vlakbij telefooncellen of telephone booths te voorzien.
Akoestische etiquette betekent dat er afspraken zijn om met gedempte stem te spreken en de frequentie ervan te beperken. Op die manier gaat men ook het Lombard effect tegen. Hoe meer achtergrondlawaai er is, hoe harder mensen gaan spreken.
Communiceren
Telefoneren en videocalls gebeuren in de telefooncellen vlakbij de basiswerkplek. Voor langere calls of één op één gesprekken voorziet men kleine aparte ruimtes of rustige cellen. Deze bieden voldoende privacy wat meer diepgang stimuleert en meer vertrouwelijke gesprekken toelaat. De gang tussen deze ruimtes ademt nog steeds rust uit.
Een goede concentratie is een voorwaarde om te komen tot een goede communicatie. In open kantoren is daarom de communicatie en samenwerking juist minder goed. Medewerkers spreken collega’s minder aan om de rest niet te storen en de gesprekken blijven ook oppervlakkiger. Communiceren gebeurt best in aparte ruimtes. De basiswerkplek blijft hierdoor stil en de communicatie is minder willekeurig.
Voor wie meer routinematig werk doet of minder moet focussen, heeft een flexibel kantoor ook rustige ruimtes. Daar kan men met 2 tot 4 personen samen zitten. Er kan meer functioneel lawaai zijn, maar voor telefoneren gaat men nog steeds apart zitten.
Samenwerken
Samenwerken doet men in een andere zone, weg van de privacy zone. Vergaderzalen maken het overleggen en brainstormen in groep mogelijk. Hier is uiteraard wel lawaai mogelijk. Multifunctionele ruimtes en technologie laten ook meerdere en hybride overlegvormen toe.
In de projectruimtes werkt men in groep samen aan projecten. In deze ruimtes met volwaardige werkplekken is er veel samenwerking en overleg. Wanneer men toch tijdelijk individueel geconcentreerd wil werken, kan men steeds uitwijken naar de rustige cellen. Het verplaatsen tussen de ruimtes stimuleert bovendien extra beweging doorheen de dag.
De brede gang naar de zalen toe, nodigt ook uit tot interactie met veel licht, lichte kleuren, aantrekkelijke beelden en planten. Bedoeling is dat medewerkers elkaar hier toevallig ontmoeten, blijven hangen, in gesprek gaan,… Deze straat stimuleert ontmoeting en samenwerking.
Recupereren
Een cafetaria is de ruimte om te recupereren of deconnecteren. Voor meer informeel overleg kan men ook een lounge ruimte voorzien. De levendige gang of straat mondt uit op deze ontmoetingsruimtes. De koffiecorner, waterfonteintjes en gemeenschappelijke printer hebben ook in deze buurt hun plaats.
Recupereren of pauzeren heeft nog steeds een bijklank van niet werken. En toch is het ook een deel van het geconcentreerd werken. Ons denkend brein is steeds actief bij het werken met focus, aandacht, abstractie, synthese, analyse, creativiteit, enz… Daarnaast is er het archiverend brein dat alle info moet verwerken en opslaan. Daarvoor is ontspanning en deconnectie nodig.
Het is belangrijk om tijdens pauzes ook effectief te deconnecteren. Het is heel verleidelijk om dit rustmoment op te vullen met het checken van sociale media. Deze vluchtige prikkels zijn een drugs voor ons snelle reflexbrein, maar geven helaas geen rust.
Een breinvriendelijk kantoor met focus is aangepast aan de noden van zijn gebruikers. Dit betoog beschrijft Theo Compernolle in zijn boek “The open office is naked”. Een stille werkplek waar men geconcentreerd opdracht per opdracht kan afwerken, is een voorwaarde om te komen tot een meer gerichte communicatie en efficiënte samenwerking. Deconnecteren is daarbij ook een essentieel onderdeel van het werken voor ons brein.