Telewerken en ergonomie

Telewerken en ergonomie

Telewerken is wanneer men buiten de bedrijfslocatie werkt, gebruikmakend van informatietechnologie (IT). De meest bekende vorm van telewerken is thuiswerken, maar het kan ook vanop een coworking space of satelietwerkplek zijn waarbij men regionaal werkt. Maar wat heb je nodig om ergonomisch te kunnen telewerken en wie gaat dat betalen? Ergonomisch thuiswerken is alleszins een gedeelde verantwoordelijkheid.

Soorten telewerken
Structureel telewerkbeleid
Benodigde apparatuur voor telewerken
Telewerkvergoeding
Hoe je thuiswerkplek inrichten

1. Soorten telewerken

Telewerken kan occasioneel of structureel zijn. Occasioneel telewerken is geregeld in de wetgeving “Werkbaar werk”. Voor structureel telewerken is CAO85bis van toepassing . Voor federale ambtenaren is er een specifiek KB telewerken en sattelietwerk met een vergelijkbare inhoud.

Occasioneel telewerken

Occasioneel telewerken is van toepassing wanneer men incidenteel en niet op regelmatige basis buiten de bedrijfslocatie werkt. Dat kan bij overmacht zijn (treinstaking, sneeuwstorm) of om persoonlijke redenen (bezoek tandarts, komst technieker). De medewerker kan dan op voorhand aan de werkgever vragen om van thuis uit te werken. Typisch voor occasioneel telewerken is dat dit in onderling akkoord gebeurt. Men maakt afspraken over bereikbaarheid, output, apparatuur, enz… De werkgever kan ook weigeren.


Structureel telewerken

Structureel telewerken is wel op een regelmatige basis, bijvoorbeeld één dag per week thuiswerken. Het gaat hier over telewerken op vrijwillige basis, het kan niet opgelegd worden vanuit de werkgever. Structureel telewerken is wel minder vrijblijvend en brengt meer formaliteiten met zich mee. Zo moet er een schriftelijke overeenkomst zijn waarin afspraken gemaakt worden over frequentie, bereikbaarheid, locatie, apparatuur, vergoeding, enz… De verplichtingen van werkgever en werknemer beschrijft men in een telewerkbeleid.


2. Structureel telewerkbeleid

Bij structureel telewerken dient een onderneming afspraken te maken over de praktische modaliteiten. Deze worden dan vastgelegd in een bijlage aan de arbeidsovereenkomst.

  • Frequentie. Men beschrijft welke dagen de medewerker zal thuiswerken. Hierdoor is deze meteen verzekerd tegen arbeidsongevallen.
  • Bereikbaarheid. Dit zijn de werkuren van de medewerker. Een opportuniteit van telewerken zijn glijdende uren om werk en privé beter op elkaar af te stemmen.
  • Locatie. Veelal is dat thuis, maar het kan ook een coworking space, sattelietkantoor of hotel zijn. Voor de verzekering dient men de locatie te omschrijven. Tevens kan ook overeenkomen dat men steeds veilig en gezond moet kunnen werken.
  • Apparatuur. De werkgever is verantwoordelijk voor de benodigde apparatuur. Hij stelt deze ter beschikking of geeft hier een telewerkvergoeding voor.
  • Telewerkvergoeding. De werkgever kan belastingvrij een telewerkvergoeding geven aan de medewerkers. De laptop, bureaustoel, scherm en printer worden hierbij expliciet benoemd.
  • Informeren medewerker. De werkgever moet de medewerker informeren over hoe ze gezond en veilig kunnen werken. Het is vervolgens aan de medewerkers om deze richtlijnen toe te passen.
  • Betreden thuiswerkplek. Een preventieadviseur kan de thuiswerkplek betreden als hij dit op voorhand vraagt en met goedkeuring van de medewerker. Omgekeerd kan de medewerker ook ondersteuning vragen van een preventieadviseur. In praktijk wordt dit meestal online opgelost.

3. Welke apparatuur heb je nodig?

Telewerken is ook beeldschermwerk. De werkgever is verantwoordelijk voor de aanschaf, installatie en onderhoud van de benodigde apparatuur. Voor een ergonomische werkplek heb je volgend materiaal nodig:

Extern toetsenbord en muis

Voor een goede opstelling van je werkplek thuis of op kantoor, zijn een apart toetsenbord en muis een must. Op die manier kan je het scherm op een goede afstand en hoogte plaatsen. De armen kunnen tijdens het typen en muizen dichtbij het lichaam werken. Een kleine ingreep, maar het maakt een groot verschil. Probeer het zelf maar eens uit…

Groot scherm (min. 20inch)

Laptops hebben een klein scherm met een hoge resolutie. Dat betekent scherpe, maar ook kleine tekens op het scherm. Daarom is het raadzaam om de laptop aan te sluiten op een groot scherm, wanneer men er de hele dag op werkt. Een goede leesbaarheid veronderstelt een scherm van minstens 20 inch. In elk geval is rechtstreeks werken op de laptop geen aanrader op vlak van ergonomie. De bovenrand van het scherm zou bijna op ooghoogte moeten komen.

Bureaustoel

Bij een bureaustoel voor thuiswerk zijn de zithoogte en steun in de lage rug het meest belangrijk. Een goede hoogte is met de heupen lichtjes hoger dan de knieën. Dat rug behoudt zo zijn natuurlijke vorm. Een bolle vorm van de lage rugsteun ondersteunt deze dan. Ergonomische bureaustoelen hebben volgende eigenschappen:

  • zithoogte verstelbaar
  • zitdiepte regelbaar
  • bolle vorm lage rugsteun
  • dynamische stoelen
  • armsteunen

Bureautafel

Zorg voor een voldoende grote tafel. Dat betekent een diepte van minimum 80cm. Zo kan men het scherm op armlengte afstand plaatsen met voldoende ruimte voor het toetsenbord. Ergonomisch telewerken doe je best aan een verstelbare tafel. Wanneer dat niet het geval is, kan de kleine thuiswerker iets onder de voeten plaatsen als steun. De grote thuiswerker hoogt best zijn tafel op. Met een goede instelling van de stoel, dient de tafel op ellebooghoogte te komen.

4. Telewerkvergoeding

De werkgever stelt de benodigde apparatuur ter beschikking of hij geeft hiervoor een telewerkvergoeding. Het RSZ vrije bedrag bedraagt 148,73 euro per maand. Daar kan een forfaitair bedrag bijkomen voor eigen internetgebruik (20€), eigen laptop (20€), eigen tweede scherm (5€), eigen printer (5€), enz… Meestal wordt gewerkt met één vast bedrag per maand, waarmee de medewerker zelf zijn ergonomisch materiaal voorziet.

Nog belangrijker zijn initiatieven om de aankoop van ergonomisch materiaal te stimuleren of faciliteren. Goede praktijken zijn dat medewerkers een bureaustoel of scherm kunnen aankopen via de raamovereenkomst van het bedrijf, een groepsaankoop, voordeelplatform of cafetariaplan.

Tien tips om je werkplek ergonomisch in te richten

5. Hoe je werkplek inrichten?

Een voordeel van telewerken is dat men thuis geconcentreerd en productief kan werken. De vraagt wel een afgezonderde ruimte zonder veel afleiding. Daarnaast dient men ook naar de omgevingsfactoren te kijken: een goede lichtinval en voldoende ventilatie.

Goed materiaal zoals een bureaustoel, tafel op hoogte of een groot scherm, zijn onontbeerlijk bij regelmatig telewerken. Vervolgens dien je het materiaal goed in te stellen. Met 10 tips creëer je een goede zithouding.

Tot slot is variatie in taken en houdingen belangrijk. De beste houding is de volgende. Een hele dag zitten dient men regelmatig te onderbreken door regelmatig recht te staan of te bewegen. Na een online meeting even de benen te strekken, is een goede routine. Varieer ook in taken om de hele dag alert en dynamisch blijven. Door zoomsessies af te wisselen met geconcentreerd werken, worden beiden minder vermoeiend.