Onderhouden ergonomieprogramma

Onderhouden ergonomieprogramma

Een ergonomieprogramma opzetten is één, het onderhouden en levend houden is twee. Stippel daarvoor een vijfjarenplan uit met elk jaar nieuwe accenten: voorbereiden, uitrollen, uitbreiden, onderhouden en verbeteren.

Jaar 1 – Voorbereiden

Een ergonomieprogramma start met het kijken waar het bedrijf staat op de cultuurladder ergonomie en waar je naartoe wil. Een gapanalyse kan helpen om de doelen te bepalen en een beleid op te stellen. Daarin worden de verschillende rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd. De leidinggevende, de ingenieur, de medewerkers,… er zijn verschillende stakeholders die bijdragen aan het ergonomieprogramma. Daarvoor krijgen ze best een opleiding over de werkwijze, processen en gebruikte tools zodat men uniformiteit creëert.

Wanneer men systematisch werkposten gaat analyseren, verbeteringen voorstellen, testen, beslissen en implementeren,… dan verzamelt men heel wat data. Belangrijk is om deze centraal te documenteren zodat men ook de maatregelen efficiënt kan opvolgen. Dit laat ook toe om KPI’s te destilleren zoals aantal uitgevoerde analyses, % rode werkposten, % geïmplementeerde maatregelen, enz… Best kiest men enkele KPI’s die men dan consequent opvolgt.

Jaar 2 – Uitrollen

In deze fase start men met het uitvoeren van risicoanalyses. Valkuil is om zoveel mogelijk analyses te doen in één jaar. Dat levert helaas niet zoveel op. Het is beter om minder risicoanalyses te doen, maar wel het volledige proces van maatregelen te doorlopen tot en met (hopelijk) de implementatie. Dit maakt men zichtbaar via de KPI’s: % rode werkposten weggewerkt, % risicoreductie,… Vooraf kan men daarvoor ook doelen afspreken, waardoor men engagement creëert.

Om te komen tot beslissingen over de maatregelen dient men periodieke meetings te organiseren. Daar kan men steeds ook de verdere stappen bepalen. Per kwartaal rapporteert men dan de resultaten of vooruitgang. Tijdens de kwalitatieve risicoanalyse betrekt men medewerkers die ook input geven voor oplossingen. De kwantitatieve risicoanalyse leidt dan weer tot nieuwe maatregelen. Daarin zal men prioriteiten moeten stellen. Een impact/kost analyse maakt zo de quick wins zichtbaar en de zinvolle investeringen op langere termijn.

Jaar 3 – Uitbreiden

In het derde jaar zouden verbeteringen zichtbaar en meetbaar moeten worden. Om die oplossingen te realiseren kan het zinvol zijn om het ergonomieteam uit te breiden met ontwerpers, beslissers, productie, kwaliteit, enz… Een maatregel moet voor alle partijen een win zijn.

Uitbreiden betekent ook meer data verzamelen over de verbeteringen. Dit doet men bijvoorbeeld door steeds een nacalculatie te maken na implementatie. Daarbij kan men ook kwalitatieve feedback van de medewerkers gebruiken. KPI’s zijn dan % taken met verbetering lopende/beslist/uitgevoerd, hoeveel % comfort verbeterd is, hoeveel kosten waren, hoeveel klachten zijn verminderd, hoeveel productiviteit is vermeerderd,…

Jaar 4 – Onderhouden

Om een ergonomieprogramma te onderhouden of levend te houden, is de beste strategie ergonomie implementeren in bestaande processen. Denk aan de procedure van 3 groene lichten, de wekelijkse kwaliteitscheck door de leidinggevende, evaluatiecheck na piloot,… Daarvoor zal men vaak dan de eigenaars van deze processen extra moeten opleiden en informeren over ergonomie: hiërarchische lijn, ontwerpers, onderhoud, artsen,…

Onderhouden betekent ook dat men het ergonomieprogramma op zich blijft evalueren en verder aanpassen. Het initiële ergonomieprogramma definieert stappen waarin men wil verbeteren om vooruit te gaan op de cultuurladder. Het onderdeel “opleiding” zal dan mogelijks sneller gaan dan “ontwerp”. Deze audit laat toe om zichtbaar te maken waar men nog een tandje bij moet steken.

Jaar 5 – Verbeteren

Een ergonomieprogramma kan je nog verbeteren of verreiken door bijscholing en netwerking. Studiedagen met goede praktijken laten je nadenken over je eigen werkwijze en kunnen inspireren om te verbeteren. Netwerken levert ook nieuwe inzichten en ideeën op om verder aan de slag te gaan. Benchmarking met andere bedrijven werkt ook overtuigend om engagement binnen de eigen onderneming te creëren.

Waar de ergonomieprogramma’s vaak op doodlopen is dat men geen verbeteringen krijgt geïmplementeerd. Massaal risicoanalyses doen zonder de verder opvolging leidt tot een “burnout”. Daarom is het beter te spreiden en de focus te leggen op de verbeteringen en implementatie vooraleer men verder gaat met analyseren.

“You haven’t done anything until you’ve changed the workplace around the employees”

Jeff Sanford

Bron: webinar EHS Velocity

Lees ook: ergonomiecultuur ergonomiebeleidevaluatie ergonomieprogramma