Een ergonomieprogramma of managementsysteem ergonomie beschrijft een systematische werkwijze om aan ergonomie te doen. Door deze processen kan men ergonomie borgen in ontwerp, aankoop, risicoanalyse, opleiding, verzuim en re-integratie. Toch dient men het ergonomieprogramma op zich ook regelmatig te evalueren. Het maakt de sterktes en zwaktes duidelijk om zo continu managementsysteem te verbeteren.
Ergonomics Program Self-Assessment (.pdf)
Ergonomics Program Self-Assessment
De “Ergonomics Program Self-Assessment” van EHS Velocity is een recente tool gebaseerd op elementen van ISO45001 waaronder het plan-do-check-act model. De checklist evalueert aldus zes domeinen waarop men continu kan verbeteren.
- Beleid
- Beheer
- Plan
- Do
- Check
- Act
Elk domein bestaat uit zeven vragen die men 0 – 1 – 2 kan scoren, zelden – soms – vaak. Het eindresultaat is een roos die de scores visueel weergeeft. Deze maakt zichtbaar waar de sterktes en zwaktes van het ergonomieprogramma zich situeren. Het laat toe om op een onderbouwde manier beslissingen te nemen om bij te sturen.
Wannneer men verschillende sites of sectoren heeft, die op een verschillende niveau staan binnen het ergonomieprogramma, dan maakt men best telkens een aparte evaluatie. De vragen zou men eventueel ook als een audit kunnen gebruiken, maar dan dient men met “ja” of “neen” te antwoorden.
Systematisch aan ergonomie werken heeft als voordeel dat ergonomie onderdeel wordt van de interne bedrijfsprocessen. Zo draagt ergonomie ook bij tot kwaliteit, klantentevredenheid, efficiënt werken, enz… Deze structurele aanpak is nodig om de enge benadering van ergonomie in de wetgeving te overstijgen.
De vragen
Beleid
- Er is een geschreven ergonomieprogramma
- Eerstelijnsmedewerkers geven feedback en input voor het programma
- De hiërarchische lijn is betrokken bij het opmaken van het programma
- Rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk vastgelegd
- De scope van het ergonomieprogramma is duidelijk bepaald
- Er is een lange termijn doel dat focust op risico
- Er is een cijfermatige ondersteuning van dat doel
Management / Beheer
- De hiërarchische lijn neemt deel aan formele evaluatie van het ergonomieproces
- Eerstelijns medewerkers zijn betrokken bij de feedback op het ergonomieproces
- Er gebeurt een review van het ergonomieproces op regelmatige basis
- De risicovermindering wordt geëvalueerd tijdens de evaluatie van het proces
- De evaluatie van het proces leidt tot follow-up acties
- Opvolgacties worden gedocumenteerd en overgemaakt naar volgende evaluatie
- De evaluatie bekijkt ook de output ten opzichte van de verwachtingen
Plan
- Nieuwe arbeidsmiddelen worden geëvalueerd voor introductie op de werkvloer
- Er gebeurt een nieuwe risicoanalyse bij elke verandering van de werkplek, personeel, productie
- Medewerkers en hiërarchische lijn identificeren de MSA risico’s
- Prioriteiten voor nieuwe analyses zijn duidelijk opgesteld en gecommuniceerd
- Prioriteiten voor ergonomische verbeteringen zijn duidelijk opgesteld en gecommuniceerd
- Er is een ergonomie-opleiding op basis van verantwoordelijkheden
- Auditcriteria zijn opgesteld
Do
- Er zijn voldoende middelen (mensen, tijd en geld) om de verbeteringen te implementeren
- Medewerkers hebben een opleiding voltooid in overeenstemming met hun verantwoordelijkheden
- Eerstelijns medewerkers zijn betrokken bij het selecteren van verbeteringen
- Geïmpacteerde personen/afdelingen worden geïnformeerd over de status van de voorgestelde ergonomische verbeteringen
- Het veranderingsproces wordt effectief beheerd bij ergonomische verbeteringen
- Medewerkers rapporteren milde symptomen van MSA vooral ze effectief ziek worden
Check
- Er gebeurt opnieuw een risicoanalyse/herevaluatie na de invoering van verbeteringen
- Deze risicoanalyse omvat kwantitatieve en kwalitatieve info van de medewerkers
- Een ergonomie-opleiding omvat ook het aftoetsen van wat geleerd is
- Ingevoerde maatregelen hebben het risico verminderd
- Managers hebben individuele doelen in het ergonomieprogramma
- KPI’s voor ergonomie worden regelmatig gecommuniceerd binnen het bedrijf
- Er gebeurt een risicoanalyse om MSA gevallen te onderzoeken
Act
- Er is een formeel proces van “lessons learned” van bestaande naar nieuwe werkposten
- Lessons learned worden effectief toegepast in nieuwe ontwerpen
- Er is een formeel proces om succesvolle oplossingen te kopiëren naar een gelijkaardige job binnen de onderneming
- Verbeteringen zijn ook opgenomen in de werkmethodes en opleiding
- Ergonomie is een onderdeel van de HSE of welzijnsaudit
- Hiaten uit de audit leiden tot een update van het beleid of de plannen
- Ingevoerde verbeteringen tonen een return on investment aan