Lawaai op kantoor is de grootste ergernis om geconcentreerd te kunnen werken. Nog meer dan de hoeveelheid lawaai op kantoor, zorgt gesproken taal voor afleiding tijdens het werken met focus. Toch zijn er vier strategieën om lawaai op kantoor te beheersen: architectuur, organisatie, ruimte en gedrag.
Architectuur – activity based
Bij het concept van een nieuw kantoor dient men steeds aparte ruimtes te voorzien voor concentreren en communiceren. Dat betekent dat de basiswerkplek waar men geconcentreerd werkt, steeds zoveel mogelijk stil is. Om te telefoneren, één op één overleggen of videobellen, dienen er aparte en kleine ruimtes te zijn in de buurt van de basiswerkplek. De opkomst van phone booths en meeting pods sluiten hier ook bij aan.
Een mensgerichte kantoorinrichting houdt bovendien rekening met de vier basistaken van een kantoormedewerker: concentreren, communiceren, samenwerken en ontspannen. Samenwerken zijn vergaderzalen of projectruimtes voor een grotere groep medewerkers. Het is niet de bedoeling om deze in te nemen om te communiceren, dan zijn er immers veel te weinig.
Organisatie – max. 6 personen in een kantoorruimte
Om te kunnen werken met focus, dient de basiswerkplek zo stil mogelijk te zijn. Hoe meer mensen samen zitten in een ruimte, hoe meer visuele en akoestische afleiding. Gevolg is dat medewerkers zich meer irriteren en minder productief zijn. De oplossing bij het ontwerp of de kantoorinrichting is om maximum zes personen in een ruimte te voorzien.
Een ruimte is een akoestisch afgesloten zone. Vanaf meer dan vier personen samen in één ruimte, nemen de klachten van lawaai op kantoor reeds toe. Een individueel kantoor of een thuiswerkplek scoren het best op vlak van geconcentreerd werken, een landschapskantoor het slechtst. Het aantal mensen in een ruimte dient men beperkt te houden als evenwicht tussen oppervlaktebesparing en productiviteit.
Ruimte – Akoestische ruimte
Een goede akoestiek is onontbeerlijk in het beheersen van lawaai op kantoor. Het ABC van akoestiek staat voor absorberen, blokkeren en camoufleren. Het absorberen bekomt men door het bekleden van het plafond en muren met akoestisch materiaal. Dit heeft een positief effect op de nagalmtijd en de spraakverstaanbaarheid. Blokkeren is het tegenhouden van lawaai door akoestische wanden op de bureau of tussen de werkplekken.
Camoufleren staat voor het toevoegen van achtergrondlawaai zodat men de gesproken taal op afstand minder goed verstaat. Op die manier is er minder afleiding. Dat is het concept van sound masking. De hoeveelheid lawaai neemt dus toe, maar de kwalitatieve parameters van lawaai op kantoor zijn blijken meer bepalend voor de beleving en tevredenheid van de medewerkers.
Gedrag – Akoestische etiquette
Een drukke autosnelweg in de buurt of een printer op volle toeren in de buurt produceren lawaai op kantoor. Toch is het lawaai door mensen het meest storend bij geconcentreerd werken. Daarom behoort de akoestische etiquette ook tot de strategieën om lawaai op kantoor te beheersen.
Akoestische etiquette zijn gedragsregels over waar en hoe men lawaai kan maken op kantoor. Deze sluiten aan met het kantoorconcept. De kleine aparte ruimtes dienen niet om geconcentreerd te gaan werken omdat er teveel lawaai is op de basiswerkplek. De akoestische etiquette zijn afspraken dat men kort en met gedempte stem spreekt op de basiswerkplek. Wanneer men een telefoon krijgt, dient men zich te verplaatsen naar de kleine kantoortjes in de buurt.
Een samenspel van de vier strategieën is een efficiënte aanpak om lawaai op kantoor te beheersen. Dit begint in de architectuur met het kantoorconcept en de organisatie van de ruimte bij de kantoorinrichting. Meer concreet binnen de ruimte speelt akoestiek een belangrijke rol, waarbij men steeds afhankelijk blijft van het gedrag van de medewerkers. De spelregels legt men vast in een akoestische etiquette.
* Akoestiek:
ABC akoestiek – lawaai op kantoor – ISO22955 – NPR3438 – GABO checklist – headset