Het nieuwe normaal van thuiswerken zal ook de kantoorinrichting veranderen. Medewerkers komen naar kantoor om samen te werken. Toch is voor een optimale kantoorbeleving vooral nood aan meer kleine overlegruimtes om te videobellen en minder lawaai om geconcentreerd te werken. Een gevolg van het thuiswerken is dat de kantoorinrichting het wellicht met minder oppervlakte zal moeten doen.
Samenwerken op kantoor
De beleving van de werkplek, thuis of op kantoor, kent een aantal superdrivers. Deze voorspellen hoe goed een werkplek de medewerker ondersteunt. Daartoe behoren ook vijf basistaken: individueel focus werk, geplande meetings, creatieve meetings, leren van anderen en ontspannen of een pauze nemen. Thuiswerken scoort daarbij heel goed, enkel voor leren van anderen doet het kantoor beter. Het kantoor is dus de geprefereerde locatie om samen te werken.
Om de medewerkers echter te motiveren om terug naar kantoor te komen voor het samenwerken of leren, zal men toch vooral moeten inzetten op het stimuleren van focus werk. Lawaai is immers ook een super-driver, naast kleine overlegruimtes en informele pauzeruimtes. Tussen de vergaderingen door, doen medewerkers immers vooral individueel geconcentreerd werk. Die beleving bepaalt sterk de beleving van de kantoorinrichting.
Minder oppervlakte
Een derde van de bureelwerkers geeft aan dat ze drie dagen of meer van thuis uit werken. Deze werkplek thuis heeft ook een upgrade gekregen, de meesten werken thuis in een aparte ruimte (58%). De keukentafel of zetel komt nog weinig voor om structureel te telewerken (13%). De populaire dagen om naar kantoor te komen, zijn vooral dinsdag en donderdag. Dat betekent echter dat de bezettingsgraad ongeveer 50% is. Veel bureaus staan leeg…
Het verminderen van kantooroppervlakte is een realistisch scenario. Bijna 70% van de vastgoedoperatoren geven aan dat de kantooroppervlakte met 25% of meer zal verminderen. De ruimte zal ook anders ingevuld worden via een aangepaste kantoorinrichting. Waar voor de pandemie een werkplek vaak toegewezen was aan een individuele beeldschermwerker, is dat door het thuiswerken bijna verdwenen. Flexwerkplekken zijn de standaard, weliswaar niet altijd ten voordele van ergonomie.
Meer kleine overlegruimtes
Videobellen is door het thuiswerken sterk gegroeid en zal op termijn de telefoon inhalen. De kantoorinrichting is daar vandaag vaak nog niet op voorzien. Grote vergaderzalen worden geboekt door één of twee personen, die een videocall hebben. Er is dus nood aan kleine overlegruimtes. Daar kan men dan videocalls of 1 op 1 overleg houden.
Deze kleine ruimtes zijn trouwens een super-driver. Medewerkers die geconcentreerd werken, willen niet gestoord worden door een videobellende collega. Taken met geluid moeten in een aparte ruimte gebeuren. De belcellen maken plaats voor kleine overlegruimtes. Dit kan door een aangepaste kantoorinrichting of door meeting pods in een open ruimte te plaatsen. Deze dienen dus niet om voor focus werk, maar wel overleg met geluid.
Minder lawaai en meer focus
De beleving van de kantoorinrichting is de voorbije tien jaar steeds verbeterd. Medewerkers voelen zich zo beter ondersteund tijdens formeel en informeel overleg, videobellen, ontvangen van bezoekers en ontspanning. Het enige aspect waar weinig of geen vooruitgang (meer) is geboekt, is het individueel geconcentreerd werk. Toch is dit een fundament in de werkplekbeleving en dit hangt sterk samen met super-driver “lawaai”. Lawaai heeft namelijk een sterke invloed op de ervaren productiviteit en tevredenheid van het kantoor.
Hoewel mensen vooral naar kantoor komen om samen te werken, vormt het individueel geconcentreerd werk de grootste uitdaging op vlak van kantoorinrichting. Het is enkel de top 10% directeurs die de hele dag door continu vergaderingen gepland hebben. De meeste medewerkers wisselen vergaderingen af met momenten van geconcentreerd werken op kantoor. Bij de herinrichting van kantoorruimtes dient men het aantal medewerkers samen in een kantoorruimte zoveel mogelijk te beperken en de akoestiek te optimaliseren. Het voorzien van kleine overlegruimtes in de buurt van de basiswerkplekken, zorgt voor een uitweg bij taken die lawaai maken. De centrale koffiecorner of aparte ruimtes voor informeel overleg, blijven hun nut hebben om de basiswerkplek stil te houden.
* Bron:
Presentatie Leesman
* Kantoorinrichting:
kantoor van de toekomst – breinvriendelijk kantoor – kantoorinrichting – inrichting en mentaal welzijn