Hybride werken

Hybride werken, zet medewerker centraal

Hybride werken combineert het beste van twee werelden, werken op kantoor en thuis of op verplaatsing. Die win-win kan men realiseren door de medewerker centraal te stellen. De voor- en nadelen van hybride werken zijn immers voor iedereen en voor ieder team verschillend. Elke onderneming heeft daarnaast ook zijn eigen cultuur die meer of minder aansluit bij het hybride werken. De uitdaging is deze diversiteit efficiënt aan te pakken. Hybride werken is maatwerk met de medewerker centraal.

Medewerker centraal

Het hybride werken biedt de mogelijkheid om elke medewerker optimaal te laten presteren in functie van zijn noden en behoeften. Deze kan men dus best bevragen om vinger aan de pols te houden. Vragen over taakinhoud, omstandigheden, tevredenheid, motivatie, betrokkenheid en energie kan periodiek aftoetsen of integreren in de risicoanalyse beeldschermwerk en telewerk.

Sommige medewerkers zullen maximaal naar kantoor willen komen. Het hybride kantoor zal daarom de vier basisbehoeftes blijven ondersteunen: concentreren, communiceren, samenwerken en ontspannen. Sommige medewerkers zullen binnen de vastgelegde krijtlijnen maximaal thuis willen werken. Ze komen enkel naar kantoor wanneer dat een meerwaarde is zoals bijvoorbeeld samenwerken en connecteren. Deze behoeften zullen globaal meer aan belang winnen. Om een efficiënt beleid te kunnen uitstippelen, dient men deze behoeftes van de medewerkers te kennen.

Afspraken binnen teams

Na de plezante terugkomdag op kantoor, kan het hybride werken dan echt beginnen. Dat zal voor elk team er anders uitzien. Los van de individuele behoeftes heeft elk team ook zijn specifieke taken en werking. Sommige teams zullen nood hebben aan een wekelijkse teamdag, bij andere volstaat maandelijks. Men kan een gezamenlijk lunchmoment afspreken of blokken geconcentreerd werken waarin men niet bereikbaar is.

Het hybride kantoor wordt een centrale plaats voor sociaal contact, verbondenheid en betrokkenheid. Bij de start van het hybride werken is het zinvol om afspraken te maken hoe het team dat gaat realiseren: hoe gaat men overleggen, hoe vaak moeten men elkaar zien, hoe zal men het informele contact onderhouden, wanneer komt iedereen naar kantoor, wanneer werkt men met focus, enz…

Win voor het bedrijf

Als bedrijf ben je zo goed als de medewerkers die voor je werken. Gemotiveerde en productieve medewerkers wil toch iedereen. Hybride werken heeft het potentieel dat medewerkers hun meest productieve manier van werken zelf kunnen samenstellen. Deze autonomie motiveert en geeft het gevoel van betrokkenheid. Medewerkers kunnen werk en privé beter op elkaar afstemmen en toch contact houden met elkaar en het bedrijf.

Als bedrijf moet men daarom de opportuniteit van het hybride werken aangrijpen om die win-win te creëren. Die komt niet vanzelf. Het is meer dan afspreken hoeveel dagen per week men thuis mag werken. Het is de behoeftes en noden van de medewerkers kennen en de teams het vertrouwen geven om praktische afspraken te maken hoe ze de policy van het bedrijf invullen. De winst ligt in die flexibiliteit van mens, team en organisatie.

Aangepaste kantoorinrichting

Het hybride werken zal een uitdagende mix zijn van verschillende werkvormen. Het kantoor zal deze flexibiliteit dienen te faciliteren. Ook medewerkers zullen meer flex werken en minder vanop een vaste stek. Men kiest dan de ruimte in functie van de activiteit, het zogenaamde activity based werken. De basiswerkplek dient daarbij stil te zijn en alles wat geluid vraagt gebeurt in een aparte ruimte.

Het online vergaderen zal een realiteit blijven. In grotere groepen betekent dat ook dat er mensen zowel fysiek als digitaal aanwezig zullen zijn. Alle vergaderzalen dienen hiervoor uitgerust te zijn met grote schermen en camera’s. Voor 1 op 1 hybride vergaderingen zijn aparte overlegruimtes nodig. Geluid is namelijk de voornaamste bron van irritatie op kantoor. Naast de GSM komt daar nu ook de Teams meeting bij. Zonder aparte ruimtes zal het activity based werken dezelfde nadelen hebben als een landschapskantoor.

De nood aan samenwerking op kantoor zal toenemen. Het is ook logisch om meer kantooroppervlakte hieraan te besteden. Flexibele of polyvalente ruimtes zullen dienen om te vergaderen, brainstormen, samenwerken in team met smart boards, mobiele tafels en wanden, videoconferencing,… De behoeftes van de medewerker en de teams zullen de werkvormen bepalen.

Ergonomisch materiaal thuis

In het hybride werken zal een groot deel van de medewerkers nog vaak thuiswerken. Dat is dan structureel telewerken. Dezelfde omstandigheden op kantoor zou men ook thuis moeten kunnen realiseren. De meeste bedrijven lossen dat op met een onkostenvergoeding zoals de wetgeving rond structureel telewerken vraagt. Daarbij blijft er de nood aan het informeren van de medewerkers en het faciliteren van de aanschaf van ergonomisch materiaal. Dat kan via groepsaankoop, voordeelplatform, cafetariaplan,… De opvolging gebeurt dan via de risicoanalyse telwerken. Een apart toetsenbord en muis, groot scherm, bureaustoel en tafel op hoogte zijn een must.

Om van hybride werken een succes te maken, dien je een zicht te hebben op de noden van de medewerkers. Door deze centraal te stellen, kan men een win-win creëren met tevreden en productieve medewerkers.