Veel organisaties zetten in op hybride werken, werken op kantoor in combinatie met thuiswerken. Deze studie onderzocht welke kantooromgevingen de voorkeur hebben van medewerkers in deze context. Een eigen en vaste werkplek was het meest bepalend om medewerkers gezond, productief en tevreden op kantoor te laten werken. Interessante inzichten voor kantoorinrichting om medewerkers te ondersteunen en aan te trekken.
Eigen en vaste werkplek
In het onderzoek moesten de medewerkers telkens kiezen tussen twee kantooromgevingen. Deze verschilden op zeven kenmerken: type kantoor (cel, open, activity based), mate van flex werken, stille ruimtes, personaliseren en territorialiteit, teamwork, sociale interactie en aantal dagen op kantoor.
Een eigen en vaste werkplek was het belangrijkste criterium in de voorkeur van medewerkers. Flexwerkplekken, waarbij niemand zijn eigen bureau heeft, werden het slechtst beoordeeld. In het kader van het efficiënt benutten van de ruimte, gaat hybride werken vaak gepaard met gedeelde werkplekken. Dat lijkt toch niet zo’n goed idee. Medewerkers hechten veel belang aan een eigen werkplek en stabiliteit.
Personaliseren en territorialiteit
Medewerkers waarderen het personaliseren van de werkplek met eigen persoonlijke spullen zoals een foto van de familie, het team, enz… Territorialiteit sluit aan met de eigen vaste werkplek, die men dan meerdere dagen na elkaar kan gebruiken. Er blijkt dus ergens toch een behoefte aan controle in een omgeving die voor de rest heel flexibel en afwisselend is. Bij hybride werken, waar aanwezigheid op kantoor niet vanzelfsprekend is, helpt het personaliseren van de werkplek om de betrokkenheid met de organisatie te behouden. Dit is niet alleen symbolisch, maar ook praktisch: het personaliseren ondersteunt het comfort, de efficiëntie en het gevoel van “thuishoren” op kantoor.
Stille werkplekken
Opvallend is dat privacy en aparte stille ruimtes relatief weinig invloed hadden op de voorkeuren. Dit betekent niet dat privacy niet belangrijk is, maar wel dat er geen aparte stille ruimtes voor nodig zijn. Een kantoor heeft vier basisfuncties voor een beeldschermwerker: concentreren, communiceren, samenwerken en ontspannen. Medewerkers willen hun eigen werkplek met privacy, waar men geconcentreerd kan werken. Daarvoor wil men zich niet verplaatsen. Die stille ruimtes zijn eigenlijk ook niet bedoeld om te concentreren, maar wel om te communiceren. Wanneer men een videocall heeft, dan gebeurt dat best in een aparte ruimte zodat de basiswerkplek stil blijft. In de hybride werkcontext wordt er immers ook veel meer overlegd of gebeld met de collega op afstand.
Sociale interactie en teamwork
Sociale interactie en teamwork zijn ook belangrijke criteria voor de kantoorvoorkeuren. Dit omvat het samenwerken en kennisdeling, en het informeel ontmoeten en ontspannen. Een hybride kantoor wordt gezien als een sociale en collaboratieve hub, waar men komt om samen te werken. Tegelijk is “meer” niet altijd beter. Zeer hoge niveaus van samenwerking genieten juist minder de voorkeur. Een hybride kantoorinrichting moet een goede balans vinden tussen concentreren en samenwerken, tussen rust en contact.
Minimum twee dagen op kantoor
In het verlengde van de balans tussen geconcentreerd werken en samenwerken is er een voorkeur voor minimaal twee verplichte dagen per week op kantoor. Dit is de beste combinatie van voordelen van thuiswerken (rust, autonomie) en voordelen op kantoor (sociale interactie en samenwerking). Meer verplichte kantoordagen vermindert echter de aantrekkelijkheid. Hoe beter het kantoor aansluit met hun behoeften, hoe groter de bereidheid om aanwezig te zijn. De behoeften zijn wel verschillend van persoon tot persoon.
Leeftijdsgebonden factoren
Jonge medewerkers waarderen vooral het personaliseren van de werkplek en een eigen bureau, terwijl bij oudere medewerkers dat meer sociale interactie is. Hetzelfde patroon is zichtbaar met minder of meer dan vijf dienstjaren. De ene zoekt een stabiele werkomgeving, de andere vindt sociale ontmoeting belangrijk. Voor jonge of nieuwe collega’s helpt een vaste werkplek om een gevoel van verbondenheid, identiteit en veiligheid binnen de organisatie op te bouwen. De rol van het kantoor evolueert dus ook mee met de loopbaan.
Kwaliteit thuiswerkplek
Mensen die alleen wonen of zonder kinderen verkiezen ook vooral sociale interactie. Het kantoor is dan een omgeving voor informele contacten, collegiale gesprekken en netwerken. Een eigen werkplek is ook belangrijk, maar ondergeschikt. Voor mensen met kinderen staan personalisatie en territorialiteit centraal. Het kantoor is een plek van rust, voorspelbaarheid en controle. Dat geldt ook voor mensen die hun thuiswerkplek als zeer goed beschouwen. Om ze thuis al goed geconcentreerd kunnen werken, verwachten ze van het kantoor een plaats waar ze zich kunnen identificeren met hun werk. Medewerkers die hun thuiswerkplek enigszins goed beoordelen, gaat de voorkeur uit naar sociale interactie en stilte. Ze zoeken op kantoor de faciliteiten dus thuis ontbreken.
Conclusie
De behoeften van elke medewerker zijn verschillend. Wel komen de basisfuncties van een kantoor ook in dit onderzoek terug: concentreren, communiceren, samenwerken en ontspannen. Zo worden de voornaamste behoeften van een kantoor in hybride werkcontext afgedekt. Opvallend in deze studie was wel de voorkeur voor een eigen en vaste werkplek. Dit gaat in tegen de trend van flexwerkplekken en gedeelde bureaus. Er is een balans nodig tussen flexibiliteit en territorialiteit. Doordachte combinaties van vaste bureaus, gedeelde samenwerkingsruimtes en sociale zones sluiten beter aan bij de voorkeuren van medewerkers.
* Bron:
Aboagye ea 2025. Employee workspace preferences in a mandated hybrid work policy: A discrete choice experiment. Scand J Work Environ Health. https://doi.org/10.5271/sjweh.4264
* Lees meer:
Hybride werken – kantoor van de toekomst – breinvriendelijk kantoor