Een goede powerpoint presentatie is leesbaar en aantrekkelijk. Wat stoort u het meest tijdens een presentatie? Deze vraag werd gesteld aan 159 studenten. Het aflezen van de slides stond op plaats nummer 1 en daarna volgden allemaal ergernissen in verband met leesbaarheid en aandacht, kortom cognitieve ergonomie.
| Storende factoren | % |
| Spreker leest zijn slides af | 60% |
| Tekst is te klein om goed te kunnen lezen | 51% |
| Volzinnen in plaats van opsommingen | 48% |
| Slides moeilijk te zien omwille van het kleurgebruik | 37% |
| Bewegende/vliegende tekst of afbeeldingen | 25% |
| Vervelend gebruik van geluid | 22% |
| Complexe diagrammen of figuren | 22% |
1. Hou contact met het publiek
Mensen komen in de eerste plaats om een spreker te horen en niet om naar een presentatie te kijken. Een powerpoint presentatie kan de boodschap van de spreker ondersteunen, maar mag zelf niet de hoofdrol opeisen. Een spreker die afhankelijk is van zijn presentatie gaat snel vervelen. Interessanter is iemand die aan het publiek een verhaal vertelt en contact zoekt.
2. Leesbare tekens: min. 24 punts
Goed leesbare letters in een presentatie zijn minimaal 24 punts groot en maximaal 32. De titels van de slide mogen iets groter zijn. In het algemeen wordt een schreefloos lettertype aangeraden voor presentaties. Toch is het verschil in leesbaarheid met een schreefletter beperkt. Wanneer er toehoorders zijn die schuin op het scherm kijken, kan men opteren voor bredere lettertypes zoals Verdana en Lucida. Bijkomend voordeel van grote lettertekens is dat de hand-outs leesbaar zijn met drie of zes slides op één pagina.
3. Projectiegrootte en kijkafstand: 1/200
De zoom van de projector bepaalt uiteindelijk de tekengrootte die het publiek te lezen krijgt. De maximale kijkafstand bedraagt 1/200, dat betekent dat een letter van 10 cm of 0.1m groot kan gelezen worden tot op een afstand van 20 meter. Hiermee wordt ook rekening gehouden met (oudere) mensen die een verminderd zicht hebben, zodat iedereen een goede leesbaarheid heeft vanop de achterste rij.
4. Hou overzicht : 7 x 7 regel
Tekst kopiëren uit een Word document is geen goed idee om een powerpoint presentatie voor te bereiden. Het lettertype zal te klein zijn en het overzicht gaat verloren. Gebruik daarom opsommingstekens en respecteer de 7 x 7 regel. Dat betekent maximaal 7 regels per slide en maximaal 7 woorden per regel. Minder is nog beter… De tekst hoeft niet alles te vertellen, anders hoeft de toehoorder immers niet meer te luisteren.
5. Zorg voor regelafstand: 1.5 tot 2x
Een andere factor die bijdraagt tot overzicht is de regelafstand. Deze wordt best ingesteld op 1,5 of 2. Zo staat de tekst niet op elkaar gepropt en kunnen de verschillende punten goed onderscheiden worden. Witruimte tussen de regels draagt bij tot een betere leesbaarheid. Dat betekent ook dat lege ruimtes niet moeten opgevuld worden met een logo of figuren.
6. Goed kleurcontrast
Een lichte achtergrond met donkere letters of omgekeerd zorgen voor een goed contrast. Dit is een eerste voorwaarde voor een goede leesbaarheid. Wanneer het publiek de kleuren niet goed kan lezen, haken ze meteen af… Hoe verder de kleuren van elkaar verwijderd liggen in de kleurencirkel, hoe sterker het contrast. Dit moet ook niet extreem zijn omdat aangrenzende kleuren rustgevender zijn.
7. Omgevingsverlichting
Wanneer de ruimte verduisterd is, geniet een donkere achtergrond met lichte letters de voorkeur. Om interactie met het publiek te houden (tip 1), is echter een verlichte omgeving gewenst. In dit geval is een lichte achtergrond aangewezen omdat de helderheid dan gelijk is aan die van de omgeving. Zo moeten de ogen zich niet constant aanpassen. Om de tekst en vooral figuren tot hun recht te laten komen, wordt het projectiescherm zelf best wat verduisterd.
8. Keep it simple
Een vlakke kleur als achtergrond van de slides is een goede keuze. Het is heel verleidelijk om figuren of opgemaakte lay-outs over te nemen, maar dat werkt eerder storend. Een powerpoint presentatie dient als een ondersteunend middel om een boodschap over te brengen. Het mag dus geen doel op zich worden en de aandacht afleiden. Dit kan door een uniforme master slide zodat de titels, lettertype, kleuren,… steeds consistent zijn.
9. Beperk de effecten
De overgangen tussen de slides bieden de mogelijkheid om allerlei effecten toe te voegen. Toch zit het publiek daar niet op te wachten. Animaties, clip art figuren of standaard geluidjes storen eerder de presentatie. Het komt bovendien niet professioneel over. Hetzelfde geldt voor het gebruik van hoofdletters, cursief of onderlijnd… Wil men toch iets accentueren, dan is het gebruik van vet of kleur beter. Het aantal kleuren per slide dient echter beperkt te blijven tot 2 of 3.
10. Hoogwaardige figuren, video’s en grafieken
Een goed gekozen beeld maakt de boodschap meteen duidelijk. “Bullet points tell, pictures sell”. Een videofilmpje is een goede manier om de presentatie te doorbreken en het tempo te veranderen. De inhoud moet echter meer zijn dan animaties of effecten.
Om grafieken éénvoudig te houden, dient het juiste type gebruikt te worden in functie van de boodschap: een taartdiagram voor percentages, een staafdiagram om een verandering in de tijd te vergelijken en een lijndiagram om trends weer te geven.
* Cognitieve ergonomie:
principes – usability testing – ppt presentatie – GSM achter stuur – zelfrijdende auto – senioren GSM – stemcomputer – verpakking – fietsbord – derde remlicht – redundant coderen – treinongeluk – rood sein