Vergadervrije dagen zijn vaste dagen waarop werknemers geen geplande meetings hebben. Meer focus en autonomie zijn de voordelen, maar in praktijk is de organisatie niet altijd evident. De vergadercultuur zit er immers goed ingebakken. Vergadervrije halve dagen of focusblokken zijn daarom ook al een stap in de goede richting. Door de organisatie van het werk aan te passen, kan men immers zowel het welzijn als de prestatie verbeteren.
Meer focus
Het grootste voordeel dat medewerkers ervaren is ononderbroken werktijd. Zonder vergaderingen kunnen ze zich concentreren op complexe taken, dossiers of strategisch denkwerk. Veel werknemers geven aan dat ze op vergadervrije dagen “meer gedaan krijgen dan in drie normale dagen”. Organisaties zien vaak een duidelijke stijging in productiviteit. Medewerkers kunnen doorwerken en moeten niet meer elke keer omschakelen van de ene inhoud naar de andere.
Meer autonomie
Vergadervrije dagen creëren rust en voorspelbaarheid. Men kan deze bovendien zelf indelen, wat een gevoel van controle en meer energie geeft. Vergaderingen daarentegen zorgen voor een versnipperde werkdag en vragen telkens opnieuw mentale focus. Dat geeft soms het gevoel dat men op het einde van de dag niks gedaan heeft. Op een vergadervrije dag beslissen werknemers zelf hoe ze deze indelen. Daardoor voelen ze meer eigenaarschap. In veel bedrijven leidt dit tot meer autonomie, meer initiatief en een minder controlerende managementcultuur. Dat komt ook de stress en werkdruk ten goede.
Meer kwaliteit in vergaderingen
Teams gaan kritischer nadenken over welke vergaderingen écht nodig zijn en welke niet. Vergaderingen zijn niet per se slecht en soms noodzakelijk. Toch kan de boodschap soms efficiënter op een andere manier worden gecommuniceerd. Info delen kan ook via mail, kort afstemmen via chat, enz… Medewerkers gaan frequenter communiceren via asynchrone kanalen en stemmen gericht af wanneer het echt nodig is. De overgebleven vergaderingen in de agenda worden dan ook vaak korter, doelgerichter en beter voorbereid.
Minder flexibiliteit
Meetingvrije dagen betekenen ook minder mogelijkheden om vergaderingen wel te plannen. Wanneer verschillende mensen over afdelingen heen samen moeten komen, biedt het minder flexibiliteit in de agenda’s. Wanneer men niets doet aan de vergadercultuur zelf, zal men alle vergaderingen op de overige dagen inplannen. Dat geeft dan op die dagen meer druk en stress. Men creëert piekdagen met meetings en daar wordt niemand gelukkiger van. Wanneer men dan echt dringend moet samenkomen, bieden de agenda’s minder flexibiliteit en dan komt de vergadervrije dag in zicht…
Cultuurverandering
Het succes valt of staat met het veranderen van de vergadercultuur. Het komt neer op bewust nadenken of een vergadering wel nodig is en de juiste manier om iets te communiceren. Inzetten op asynchrone communicatie en vertrouwen geven aan medewerkers zijn voorwaarden om te komen tot deze cultuurverandering. Dat vraagt ook om sterke leiders die zelf het goede voorbeeld tonen en een heldere communicatie rond afspraken en vergaderregels. Deze moeten leiden tot minder en betere vergaderingen. Vergadervrije dagen kunnen werken in een cultuur van minder vergaderen. Dat is vaak het onderliggende probleem dat men moet durven aanpakken.
Conclusie
Vergadervrije dagen vormen een krachtige interventie om werkdruk te verlagen, autonomie te vergroten en productiviteit te verbeteren. De praktijk laat zien dat ze goed werken wanneer organisaties ze bewust en flexibel invoeren. Ze zijn geen wondermiddel, maar een waardevolle tool voor een gezondere en efficiëntere werkcultuur.
* Lees meer: Laker ea 2022. The surprising impact of meeting-free days.